Записка-расчет: правила составления. Записка-расчет

Когда составляется записка-расчет при увольнении

В день увольнения работник должен получить на руки все документы и окончательный расчет. Для расчета выплат при увольнении составляется записка-расчет. Согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, записка-расчет при увольнении составляется во всех случаях, независимо от причины , по которой расторгнут трудовой договор.

Унифицированная форма Т-61, на бланке которой заполняется расчет, также утверждена вышеназванным постановлением. Этот документ заполняется на двух сторонах.

Работодатель вправе разработать и утвердить собственный образец заполнения записки-расчета при увольнении. Оформите бланк записки-расчета как приложение к Положению о кадровом документообороте или к другому локальному акту, регламентирующему учетную политику компании.

Кто заполняет записку-расчет при увольнении (форма Т-61)

В составлении записки-расчета при увольнении принимают участие сотрудники кадровой службы и бухгалтерии.

Что делает кадровик

Кадровик рассчитывает количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые работодатель задолжал работнику. Или наоборот – которые сотрудник успел отгулять авансом до того, как решил уволиться. В первом случае ему будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, во втором – с него вычтут излишне выплаченные отпускные . После того, как записка-расчет при увольнении Т-61 кадровиком заполнена, он ставит свою подпись в специально отведенном для этого месте и передает документ расчетчику в бухгалтерию.

Что делает бухгалтер

Свою часть записки-расчета при увольнении бухгалтер заполняет, используя сведения из расчётных и платёжных документов, а также ведомостей, содержащих данные по начисленным сотруднику суммам.

В расчете учитываются:

• оплата труда,
• стимулирующие выплаты (в том числе регулярные и разовые премии),
• надбавки и доплаты.

На основании этих данных бухгалтер рассчитывает среднедневной заработок и сумму компенсации или возмещения за отпуск. В справку также включен расчет за фактически отработанные сотрудником дни месяца, в который он будет уволен. Отдельно производится расчет суммы налога на доход физического лица, поскольку работодатель является налоговым агентом по НДФЛ. Сведения, указанные в записке-расчете при увольнении используются как основание для начисления суммы окончательного расчета.

Внимание! Если заработную плату работник получает на банковскую карту, окончательный расчет на нее он должен получить в день увольнения.

Как заполнить записку-расчет при увольнении

Перед тем, как скачать бланк и заполнить справку-расчет при увольнении, разберитесь, какие компенсации положены сотруднику. Он может потребовать оплату, не предусмотренную законом.

★ Узнайте в журнале «Кадровое дело»,

Лицевая сторона

На лицевой стороне бланка укажите:

• Наименование организации.
• Номер и дату трудового договора с сотрудником.
• Номер и дату составления записки-расчета при увольнении.
• Фамилию, имя и отчество сотрудника полностью.
• Его табельный номер.
• Дату расторжения трудового договора и основание увольнения.
• Реквизиты приказа об увольнении .
• Количество неиспользованных дней отпуска или использованных авансом.
• Должность лица, заполнившего эту часть записки-расчета при увольнении.

Подпишите документ и поставьте дату.

Обратная сторона

На оборотной стороне в раздел «Расчет оплаты отпуска» впишите:

• Ежемесячные выплаты. Их учитывают их при расчете среднего заработка, произведенные за последний рабочий год.
• Итоговую сумму заработка за год.
• Количество календарных дней в расчетном периоде. Среднее количество дней в одном месяце принимается за 29,3 дня. Если месяц сотрудник отработал не полностью, рассчитайте количество отработанных дней как пропорцию.
• Количество часов расчетного периода, если в отношении сотрудника ведется суммированный учет рабочего времени.
• Величину среднедневного заработка. Это отношение итоговой суммы, полученной работником за последний год к количеству календарных дней или часов в расчетном периоде.
• Количество дней отпуска, которые работник не использовал или использовал авансом. Эти данные указаны на лицевой стороне.
• Сумму компенсации за неиспользованный отпуск или сумму возмещения за отпуск, полученный авансом. Расчет произведите по формуле:

Графа 9 = (Графа 8 – Графа 7) * Графа 6.

Пример заполнения раздела «Расчет оплаты отпуска» записки-расчета

Как заполнить раздел «Расчет выплат»

Пример заполнения раздела «Расчет выплат» записки-расчета при увольнении

Под таблицей на оборотной стороне записки внесите:

• Сумму к выплате прописью и цифрами, с точностью до копеек.
• Номер и дату платежной ведомости или расходного ордера, на основании которого работник получит окончательный расчет.
• Должность лица, составившего записку-расчет при увольнении.

Подпишите расчет , укажите дату его составления.

Записки-расчета при увольнении составляйте в обязательном порядке. Это документ, подтверждающий правильность произведенных работодателем начислений и удержаний.

31.08.2018, 4:10

Госкомстатом введена в оборот типовая форма Т-61 – записка-расчет при увольнении, при помощи которой работодатель обозначает весь спектр причитающихся работнику начислений. Документ содержит исходные данные по начислениям и итоговые графы, просуммировав которые можно получить сумму окончательного расчета.

Бланк может видоизменяться коммерческими организациями. Измененные формы должны быть утверждены внутренними актами предприятия. Подробности и актуальный бланк – в материале.

Основные сведения

Справка-расчет должна быть подготовлена к последнему рабочему дню увольняемого работника. На ее основе производятся окончательные выплаты. Этот бланк дополняется формой Т-49, в которой осуществляется расчет основной и дополнительной зарплаты по табелю за последний месяц.

Основное назначение справки-расчета – раскрытие поэтапного алгоритма вычисления компенсации по неиспользованным дням отпуска. Документ состоит из двух страниц:

Работники, заполняющие бланк справки-расчета при увольнении (Т-61) должны удостоверить правильность внесенных сведений собственноручными подписями. Скачать типовую форму можно бесплатно по прямой ссылке на .

Структура документа позволяет производить начисления как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Последний вариант возможен при условии, что за работником числятся непогашенные долги, ему выдавались отпускные авансом, а на дату увольнения не все отгулянные дни были заработаны человеком.

Как заполнить справку-расчет

Компенсация по отпуску рассчитывается по правилам, которые применяются при начислении отпускных. За основу расчетов берется усредненная величина дохода увольняемого работника.

Средний заработок сотрудника вычисляется по его заработку за последние 12 календарных месяцев. Алгоритм расчета приведен в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.

Теперь перечислим, какие данные должны присутствовать в форме Т-61:

• сведения, необходимые для идентификации получателя средств – увольняемого работника;
• краткая информация о работодателе;
• реквизиты расторгаемого трудового соглашения;
• фамилии, должности и подписи лиц, которые занимались заполнением формуляра;
• расчетная информация.

Для проведения расчетов специалист отдела кадров вписывает количество дней отпуска, которые должны быть оплачены работнику в форме компенсации. Если за сотрудником значится перерасход оплачиваемых дней отдыха, это должно быть выражено в количественных показателях в соответствующем поле. Бухгалтером вносятся такие сведения:

• помесячное перечисление общих доходов работника с выделением сумм, засчитываемых в расчете средней величины заработка;
• количество дней в календарном исчислении, приходящихся на расчетный интервал;
• результат деления суммы дохода на количество указанных дней – средний заработок за день;
• размер компенсационной выплаты;
• итоги по начисленной заработной плате и другим компенсационным выплатам (переносятся из расчетной ведомости в форму Т-61);
• вписываются данные по обязательным удержаниям из заработка (алименты, административные взыскания, погашение ущерба, налог);
• вычисляется сумма, подлежащая выплате в кассе или перечислению на банковский счет работника.

В документе вычисленная сумма выплат дублируется прописью. Если деньги будут выданы через кассу, в нижней части бланка указываются реквизиты платежной формы – платежной ведомости или расходного ордера. Завершающий этап – заверение формуляра подписями ответственных лиц.

Процесс увольнения предполагает набор мероприятий при прекращении работником его трудовой деятельности в компании-работодателе. При этом все начинается с написания заявления об уходе (если это желание работника). После этого издается приказ. Он является распоряжением для бухгалтерии и расчетного отдела.

Дело в том, что в последний рабочий день увольняемому лицу должны быть выплачены все причитающиеся ему деньги по состоянию на эту дату. Каждая финансовая операция должна быть зафиксирована документально.

Даже если она производится внутри предприятия и такой документ существует, он носит маркировку Т-61. Эта форма установлена Законодательством России, и ее не нужно разрабатывать.

Для оформления достаточно просто записку-расчет при увольнении формы Т-61 скачать и заполнить ее. Бесплатные ссылки на этот документ можно найти на этой странице под данным текстом. Публикация же будет посвящена тому, как правильно заполнить этот документ.

Что же такое записка-расчет

Расчетная записка представляет из себя двусторонний документ. Он содержит не только сумму, которая подлежит выплате, но ее расчет. Дело в том, что эта сумма складывается из нескольких. Во-первых, это оплата за неоплаченные отработанные дни текущего расчетного периода.

Кроме этого, сотрудник должен получить компенсацию за неиспользованные отпуска. Эта сумма также рассчитывается за каждый день. Любые другие надбавки и премирования так же учитываются и входят в общую сумму.

Сформирован данный документ таким образом, что его лицевая сторона заполняется кадровым сотрудником, а оборотная - бухгалтерией.

Правильное заполнение формы Т-61

Кадровиком должны быть заполнены такие графы документа:

код ОКПО и название компании-работодателя;

дата и номер записки;

дата и номер договора о найме;

табельный номер, ФИО, должность увольняемого лица;

дата прекращения действия трудового соглашения и причина;

данные об отпуске (количество использованных и неиспользованных дней);

подпись кадровика и дата подписания.

Задача бухгалтера несколько сложнее. На обратной стороне документа расположены графы, которые необходимо рассчитывать. Но вначале указывается год. После этого, необходимо рассчитать сумму, которая была выплачена работнику в этот период.

С нее должны входить не только ставка (оклад), но и все начисляемые надбавки, которые были выданы.

После внесения этих данных необходимо окончательно вывести сумму, которая подлежит выплате. Этот расчет производится на основании уже имеющихся данных. Эта сумма должна быть указана не только в цифровой форме, но и прописью.

Под всеми расчетами наносится подпись бухгалтера, который их производил. Рядом с ней должна быть расшифровка. Для этого вписывают его ФИО.

Ниже расположен типовой бланк и образец записки-расчета при увольнении формы Т-61, скачать вариант которого можно бесплатно.

Записка-расчет по унифицированной форме Т-61 составляется при расторжении трудового договора с сотрудником и служит для расчета зарплаты и иных выплат работнику, положенных при увольнении. Унифицированная форма Т-61 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Записку-расчет также можно разработать самим.

Как вообще происходит процедура увольнения? Рассмотрим вариант, при котором работник покидает компанию по собственному желанию. В этом случае:

• Работодатель должен принять и зарегистрировать составленное работником заявление об увольнении;
• Далее работодатель издает приказ о том, что трудовой договор расторгнут по желанию сотрудника;
• На основании приказа о расторжении договора необходимо осуществить расчет с сотрудником;
• Вернуть трудовую книжку с оформленной записью об увольнении.

Когда и в течение какого срока должны быть выплачены все денежные выплаты, которые причитаются работнику при его уходе из компании?

Если работник присутствовал на работе, то сделать это необходимо в день увольнения. Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте непосредственно в день увольнения, то необходимо рассчитать его не позже следующего дня после того, как работник захочет получить расчет. Если же сотрудник отправляется в отпуск и далее увольняется, то рассчитать его необходимо в последний день работы перед отпуском.

Образец заполнения унифицированной формы Т-61

Записка-расчет оформляется на основании приказа о расторжении трудового договора. Записка-расчет по унифицированной форме Т-61 является двусторонней. Лицевая сторона бланка состоит из основных сведений о работнике, а также предоставленном ему отпуске. На другой, оборотной стороне бланка производится непосредственно расчет отпускных.

На первой странице необходимо заполнить данные работника: ФИО, структурное подразделение, должность. Далее - причину, по которой трудовой договор расторгается, информацию о днях отпуска, которые были использованы.

На другой, оборотной стороне вам необходимо произвести расчет оплаты отпуска и выплат. Расчет отпускных производится аналогично записке-расчету Т-60 : в графу 3 необходимо внести общую сумму выплат отдельно за каждый месяц периода (по общему правилу период составляет 12 месяцев), учитывая все корректировки. Заполняя графу 4 необходимо помнить, что для расчета отпускных выплат применяется среднемесячное число календарных дней - 29,3 . Если месяц отработан сотрудником не полностью, то необходимо произвести дополнительный расчет. Графу 5 вы заполняете в случае, если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени .

В графе 6 необходимо указать средний дневной или часовой заработок. Как его рассчитать? В случае, если расчетный период отработан полностью, расчет выглядит так: заработок за расчетный период разделите на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Доход сотрудника за год составил 320 000 руб. Считаем средний дневной заработок:

320 000 руб. : 12: 29,3 = 910,13.

Если период отработан не полностью, расчет выглядит по-другому. Например, сотрудник проработал в компании 6 месяцев. Тогда средний дневной заработок исчисляется путем деления фактически начисленной заработной платы на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев.

Допустим, заработная плата сотрудника составляет 26 000 рублей. За 6 месяцев он заработал 156 000 рублей. Считаем средний дневной заработок:

156 000 руб. : (29,3 х 6 мес.) = 887,37 руб.

В графу 7 вы вносите количество дней отпуска, использованных авансом, а в графу 8 – количество неиспользованных дней. В графу 9 необходимо внести итоговую сумму компенсации за отпуск.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы, чтобы верно заполнить бланк Т-61 и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-61 приводим ниже:

Скачать актуальный бланк Т-61

Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

• Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
• Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

– дата, когда сотрудник зачислен в штат;

– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

– ФИО увольняемого сотрудника;

– его табельный номер;

– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

– кто он по профессии и специальности, его должность.

• Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

– дата, с которой сотрудник будет уволен;

– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

• Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

• После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
• Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.

– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

– Графа 6 – средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).

– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).

– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

• В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

– Графа 13 – общая сумма всех начислений.

– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

– Графа 15 – другие удержания;

– Графа 16 – общая сумма удержаний;

– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

• Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
• Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
• Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

Скачать записку-расчет при увольнении (бланк и образец Т-61)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓