Gérer les affaires dans l'organisation. Instructions étape par étape pour la tenue des dossiers militaires dans une organisation

Absolument tous les employeurs ont le devoir d'organiser l'enregistrement militaire, et son objectif est de répondre aux besoins de l'État et d'aider à gérer les ressources disponibles pendant les hostilités (en temps de guerre). Mais tout d'abord, il est nécessaire d'étudier les documents qui régissent la procédure de tenue des dossiers militaires dans l'organisation. Veuillez noter que les responsables mettent régulièrement à jour le cadre réglementaire, ajoutant de nouvelles responsabilités aux employeurs, alors gardez un œil sur les modifications.

Actuellement, l'enregistrement militaire s'effectue sur la base des actes juridiques suivants :

• Loi fédérale du 31 mai 1996 n° 61-FZ « sur la défense » ;
• Loi fédérale du 26 février 1997 n° 31-FZ « Sur la préparation et la mobilisation à la mobilisation dans la Fédération de Russie » ;
• Loi fédérale du 28 mars 1998 n° 53-FZ « sur le devoir militaire et le service militaire » ;
• Décret du Président de la Fédération de Russie du 14 août 1992 n° 890 « Sur l'organisation du travail sur la réserve des citoyens de la Fédération de Russie qui sont dans la réserve des Forces armées de la Fédération de Russie, des organes exécutifs fédéraux qui ont réserves et qui travaillent dans des organismes gouvernementaux, des gouvernements locaux et des organisations » ;
• Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719 « sur l'approbation du règlement sur l'enregistrement militaire » ;
• Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 17 mars 2010 n° 156 « sur l'approbation des règles de réservation des citoyens de la Fédération de Russie qui sont dans la réserve des forces armées de la Fédération de Russie, des organes exécutifs fédéraux avec réserves , et travailler dans des organismes gouvernementaux, des gouvernements locaux et des organisations » ;
• Instructions pour la réservation des citoyens de la Fédération de Russie qui sont en réserve des Forces armées de la Fédération de Russie, des organes exécutifs fédéraux disposant de réserves et travaillant dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations, pour la période de mobilisation et pour le temps de guerre en date du 02 /03/2015 n° 664c ;
• Instructions de l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie sur la tenue des dossiers militaires dans les organisations ;
• , approuvé 11/07/2017.

Les travaux d'enregistrement militaire (MAR) sont classiquement répartis dans les catégories suivantes :

1. Enregistrement militaire général.
2. Inscription militaire spéciale - réservation des citoyens astreints au service militaire qui se trouvent dans la réserve (SGP).

Organisation de l'enregistrement militaire dans l'organisation. Instruction étape par étape

Étape 1. Nomination de la personne responsable de l'enregistrement militaire

La tenue des archives militaires dans une organisation doit commencer par l'émission d'un arrêté et la nomination d'une personne responsable, ainsi que des personnes qui effectueront les archives en l'absence du principal responsable. En règle générale, ce travail est effectué par des employés du service du personnel et, dans les petites entreprises, par un responsable ou même un comptable.

Exemple de commande

Sur la base du décret gouvernemental n° 719 du 27 novembre 2006, les responsables de la comptabilité sont nommés sur la base des normes suivantes :

• 1 employé effectuant des tâches à temps partiel - s'il y a moins de 500 citoyens enregistrés auprès de l'armée ;
• 1 employé exonéré - si 500 à 2 000 citoyens sont enregistrés ;
• 2 employés exonérés (tableau d'enregistrement militaire) - s'il y a de 2 000 à 4 000 citoyens enregistrés auprès de l'armée ;
• 1 employé exonéré pour chaque 3 000 citoyens enregistrés ultérieurs.

Une copie de l'arrêté concernant les responsables de l'enregistrement des assujettis au service militaire devra être remise au commissariat militaire (MC) local. VK doit également être informé des modifications ultérieures.

Un employé du service du personnel ou une autre personne doit inclure dans le contrat de travail et la description de poste les responsabilités correspondantes en matière de tenue des dossiers militaires.

Étape 2. Décidez avec qui travailler

Tous les citoyens de la Fédération de Russie doivent être enregistrés auprès de l'armée (clause 1, article 8 de la loi fédérale du 28 mars 1998 n° 53-FZ). Les exceptions sont les personnes :

• ceux qui effectuent leur service militaire ;
• ceux qui purgent une peine d'emprisonnement;
• les femmes qui n'ont pas de spécialité militaire ;
• résidant de manière permanente en dehors de la Fédération de Russie.

Conformément au décret gouvernemental n° 719, Recommandations méthodologiques pour la tenue des dossiers militaires dans les entreprises, approuvé par l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie le 11 juillet 2018, il est nécessaire de prendre en compte :

• les hommes d'âge militaire (18-27 ans) non enrôlés dans les réserves ;
• des représentants masculins en réserve ;
• les employés qui ont étudié dans les départements militaires des établissements d'enseignement professionnel ;
• les personnes exemptées de conscription;
• les hommes de plus de 27 ans qui n'ont pas terminé leur service en raison d'un ajournement ;
• les citoyens démobilisés de l'armée ;
• les travailleurs qui ont servi alternativement ;
• les femmes qui ont reçu des spécialités militaires.

S'il s'avère que l'employé n'est pas enregistré auprès de l'armée, alors qu'il le devrait, l'employeur devra informer le commissariat militaire de ce citoyen dans un délai de deux semaines. Une nouvelle obligation est apparue pour les entreprises le 17 février 2019, avec l'entrée en vigueur de la loi fédérale n° 8-FZ du 6 février 2019. Une autre obligation est de diriger l'employé vers le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire pour l'enregistrement militaire. La forme de ce document a été approuvée par arrêté conjoint du ministre de la Défense de la Fédération de Russie, du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie et du Service fédéral des migrations de Russie du 10 septembre 2007 n° 366/789/197. La direction ressemble à ceci :

Verso

Veuillez noter que l'employeur est tenu de tenir des dossiers militaires, y compris pour les travailleurs externes à temps partiel. Toutes les règles s’appliquent à eux.

Si l'organisation effectue des réservations pour les citoyens qui se trouvent dans la réserve, en plus de l'enregistrement militaire général, un enregistrement militaire spécial est également effectué. A cet effet, des documents sont en outre élaborés et tenus à jour conformément aux annexes de l'Instruction n°664c du 03/02/2015.

Étape 3 : Contactez votre commissaire local

Si l'enregistrement militaire dans l'entreprise n'a pas été tenu auparavant ou si l'entreprise a été créée récemment, vous devez d'abord organiser une réunion au commissariat militaire local. En règle générale, les employés de VK sont prêts à dispenser une formation d'introduction sur le thème de l'enregistrement militaire, à émettre des instructions méthodologiques et les formulaires nécessaires, ainsi qu'à conseiller l'employé responsable sur les questions complexes ou controversées en la matière.

L'enregistrement et la réservation militaires dans une organisation qui est une succursale sont maintenus à son emplacement. Si cela n’est pas possible et si nécessaire, les données sont transmises par courrier depuis le siège social.

Flux de documents pour le travail de comptabilité militaire

L'entreprise où est effectuée la comptabilité fournit en VK :

• des informations sur les citoyens embauchés ou licenciés qui sont ou doivent être enregistrés auprès de l'armée (dans un délai de deux semaines) ;
• listes d'hommes qui auront 17 ans l'année prochaine (chaque année - jusqu'au 1er novembre), ainsi que chaque année en septembre - listes de jeunes de 15 et 16 ans.

Les principaux documents d'enregistrement militaire, sur la base desquels est remplie la section II de la carte personnelle du formulaire n° T-2, sont :

• pour les citoyens de la réserve - une carte d'identité militaire (certificat temporaire délivré à la place d'une carte d'identité militaire) ;
• pour les citoyens soumis à la conscription pour le service militaire - un certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire.

L'entreprise qui l'emploie est tenue de créer et de maintenir les documents comptables suivants :

• arrêté portant organisation de l'enregistrement militaire et de la réservation des citoyens en réserve ;
• plan de travail pour la tenue des dossiers militaires et la mise en réserve des citoyens ;
• un classeur de cartes personnelles des formulaires n° T-2 et n° T-2 GS pour les citoyens des réserves et les citoyens soumis à la conscription pour le service militaire ;
• un journal de contrôle de l'état d'enregistrement militaire et de réservation des citoyens dans la réserve ;
• les récépissés de réception des documents d'enregistrement militaire et les souches de ceux-ci ;
• carte d'enregistrement de l'organisation (formulaire KUO n° 18) ;
• d'autres documents conformément aux exigences établies par les autorités exécutives fédérales, les autorités exécutives des entités constitutives de la Fédération de Russie, les organes gouvernementaux locaux et les chefs d'entreprise.

En outre, l'employeur est tenu de procéder à un travail d'explication auprès des salariés soumis à inscription. Selon le paragraphe 27 des Recommandations méthodologiques, les salariés doivent recevoir, entre autres, des informations générales sur la mobilisation et sa préparation.

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Partie pratique

Lorsqu'il postule à un emploi, conformément à l'article 65 du Code du travail, le candidat est tenu de présenter une pièce d'identité militaire. Dans la pratique, les candidats peuvent se soustraire à cette obligation en invoquant le fait que la carte d'identité militaire se trouve au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, qu'elle est perdue, qu'il n'y a pas de formulaires, etc. Dans ce cas, l'employeur peut refuser de conclure un contrat de travail avec le demandeur, au moins jusqu'à tous les documents. L'employeur peut également se réunir à mi-chemin et prendre un récépissé écrit du futur salarié, qui indique la date limite de remise du document.

Une autre option consiste à contacter de manière indépendante le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire du lieu d'enregistrement de l'employé avec une demande sur son statut ou avec des informations sur l'absence des documents et marques appropriés sur l'employé déjà accepté.

Dans tous les cas, l'absence de carte d'identité militaire doit être consignée par écrit afin de protéger l'entreprise de toute responsabilité administrative en cas de violation des exigences de la loi sur l'enregistrement du personnel militaire.

Lors de la conclusion d'un contrat de travail, l'employeur est tenu de vérifier sur le passeport la présence d'une marque d'enregistrement au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire du lieu de résidence, d'une carte d'identité militaire ou d'un certificat d'enregistrement en cours de validité. Les travailleurs non-résidents sont tenus de se présenter au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire dans un délai de 2 semaines à compter de la date de réception de l'enregistrement temporaire. Si l'enregistrement temporaire dure plus de trois mois, la présence au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire est obligatoire.

La personne responsable fait une copie ou scanne la carte d'identité militaire dans son intégralité ou à partir de toutes les pages sur lesquelles il y a des inscriptions.

Réservation des citoyens en réserve (GPZ)

Les instructions étape par étape pour la tenue des dossiers militaires dans les organisations incluent également un domaine distinct tel que l'inscription des citoyens dans les réserves. Son objectif est de fournir des ressources en personnel et en main d'œuvre pendant la période de mobilisation et en temps de guerre. La réserve consiste à accorder aux citoyens de la réserve (cadres, spécialistes, personnel hautement qualifié) un sursis à la conscription pour le service militaire en temps de guerre.

Les citoyens réservés qui se trouvent dans la réserve sont également soumis à l'enregistrement, mais ils sont exemptés de la conscription pour le service militaire lors de la mobilisation et de la conscription ultérieure en temps de guerre pour la durée du sursis accordé, ainsi que de la conscription pour la formation militaire.

Le soutien et le contrôle réglementaires et méthodologiques à ce sujet sont assurés par la Commission interministérielle des forces armées de la Fédération de Russie, les organes exécutifs fédéraux qui disposent de réserves et travaillent dans les organismes gouvernementaux, les gouvernements locaux et les entreprises privées.

Pour réserver les citoyens en réserve, l'employeur reçoit des listes agréées de postes et de professions (extraits des listes) et des extraits des documents réglementaires.

Les décisions pertinentes sont prises lors des réunions de la commission de mobilisation du service des événements spéciaux (au sein de l'administration de la commune) avec la participation directe d'un représentant du service VC. Par la suite, cette décision est communiquée à l'entreprise en la remettant à une personne habilitée de l'employeur contre signature.

Le formulaire n° 4 (certificat d'ajournement) avec une procuration de l'entreprise est délivré au VC local. Les travailleurs sont inscrits selon une liste spéciale, qui précise les exigences du GPP - profession, âge, grade. Après avoir sélectionné du personnel qualifié parmi le personnel de l'entreprise, vous devez remplir un formulaire.

Déclaration pour les employeurs

Les entreprises fournissent des rapports comptables :

• aux agences du gouvernement fédéral ou au siège social ;
• à la commission municipale pour la réservation des citoyens en réserve ;
• au service du commissariat militaire du lieu (adresse légale) de l'entreprise.

Les documents de rapport annuel sur l'état d'avancement des travaux de réservation de l'usine de traitement de gaz sont :

• un rapport sur le nombre de citoyens actifs et sélectionnés dans la réserve, établi selon le formulaire n° 6 ;
• rapport (note explicative) sur l'état des travaux dans ce domaine pour la période de référence ;
• carte d'immatriculation (formulaire n°18).

Les rapports sont établis au 31 décembre de l'année de déclaration et doivent contenir des informations complètes et fiables.

Les entreprises qui ne font pas de réserves fournissent le formulaire n° 18 à titre de rapport.

Échantillon

Suivi de la mise en œuvre de la législation

Dans les grandes entreprises (plus de 500 salariés), des contrôles sont effectués une fois par an. Les inspections des petites entreprises (moins de 500 personnes) sont effectuées une fois tous les 3 ans. La régularité des inspections dépend en grande partie de l'activité du VC local, il est donc plus sûr de remplir en temps opportun tous les documents comptables nécessaires et de mener à bien les activités planifiées.

Les inspections sont effectuées par des représentants du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire ou par les autorités locales. Ils doivent évaluer le travail d'enregistrement militaire d'une personne morale pour vérifier sa conformité aux exigences de la législation russe. De plus, ils contrôlent l’exactitude et l’exhaustivité des documents fournis (après avoir accès aux cartes personnelles et aux plans de travail des salariés). Les résultats de l'inspection sont reflétés dans un journal spécial sous la forme d'une évaluation.

Le refus de se conformer aux exigences de la loi peut entraîner la responsabilité du motif. Conformément à , le défaut du directeur ou d'un autre fonctionnaire de l'employeur, ainsi que du fonctionnaire du gouvernement local chargé de l'enregistrement militaire des autorités militaires, dans le délai imparti, de fournir des listes de citoyens soumis à l'enregistrement militaire initial l'enregistrement entraîne l'imposition d'une amende administrative d'un montant de 300 à 1 000 roubles.

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Tenir des registres militaires dans une organisation est la responsabilité de chaque entreprise, et loin d’être un droit, comme beaucoup le croient. La loi fédérale « sur la défense » du 31 mai 1996 n° 61-FZ nous en parle (clause 6, clause 1, article 8). Dans le même temps, de nombreuses organisations négligent cette responsabilité, car les amendes pour tenue malhonnête des dossiers militaires dans une organisation ou pour non-conservation du tout sont négligeables par rapport aux violations d'autres domaines de la gestion des dossiers du personnel et ne dépassent pas 1 000 roubles pour chacune. type de violation (Chapitre 21 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie) . Cependant, tôt ou tard, chaque entreprise est confrontée à la nécessité d'établir un enregistrement militaire, puisque les bureaux régionaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires visitent chaque entreprise opérant sur le territoire qui leur est confié avec une certaine fréquence. De plus, vous devez vous rappeler qu'une amende peut être infligée pour chaque « incident » de violation, et pas seulement pour le fait de la violation.

Dans cet article, nous examinerons les principales questions qui se posent aux spécialistes RH lors des travaux d'organisation des dossiers militaires dans une entreprise. En effet, malgré la présence d'instructions précises de l'état-major, dès le début du travail, surtout lorsque celui-ci est effectué pour la première fois dans la vie d'un spécialiste, les instructions deviennent insuffisantes. Un plan clairement construit est nécessaire. C’est sur le principe du plan que sera structuré notre article.

Lorsque vous commencez à travailler sur l'organisation de l'enregistrement militaire, il est tout d'abord nécessaire d'étudier tous les documents constitutifs. Le soi-disant « dossier de travail » y contribuera, contenant des directives imprimées pour la tenue des dossiers militaires (lois). Un tel dossier doit se trouver dans chaque organisation et contenir la loi fédérale du 24/04/1996 n° 61 « sur la défense », la loi fédérale du 24/01/1997 n° 31 « sur la préparation et la mobilisation de la mobilisation dans la Fédération de Russie », Loi fédérale du 03/06/1998 n° 53 « Sur le devoir militaire et le service militaire », Code de la Fédération de Russie « Sur les infractions administratives » Chapitre 21, Commentaires sur le Code de la Fédération de Russie « Sur les violations administratives » Chapitre 21, Fédéral Loi de la Fédération de Russie du 27 décembre 2001 « sur la loi martiale », décret gouvernemental de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719 « sur l'approbation du règlement sur l'enregistrement militaire », lignes directrices pour l'organisation et le maintien de l'enregistrement militaire et réservation des citoyens dans la réserve (GPZ). Lors du contrôle, l'inspecteur sera certainement attentif à ce dossier et, s'il n'existe pas, il en ordonnera définitivement la création. De plus, il est supposé que l'employé responsable des dossiers militaires dans l'organisation doit connaître et étudier en permanence les documents constitutifs. Par conséquent, si vous envisagez de conserver les dossiers militaires selon toutes les règles, alors avoir ce dossier est avant tout , dans votre intérêt, et ensuite – dans l’intérêt de réussir le test.

La responsabilité de la tenue des dossiers militaires est confiée « par défaut » au chef de l’organisation. Toutefois, l'entreprise doit disposer d'un arrêté nommant un responsable de la tenue des dossiers militaires, indiquant un salarié de remplacement pour la période d'absence du principal (déplacement professionnel, vacances, arrêt maladie). La forme de l'arrêté de nomination d'un responsable de l'enregistrement militaire dans l'organisation est indiquée dans les directives d'organisation et de maintien de l'enregistrement militaire et de la réservation de la réserve militaire et est obligatoire. L'arrêté est préparé annuellement et doit être convenu avec le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire (après approbation, la signature du commissaire militaire avec le sceau du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire apparaît sur l'ordre, ce qui confirme l'accomplissement du document d'approbation règle). Ensuite, un ensemble de documents est préparé pour l'enregistrement de l'organisation auprès de l'enregistrement militaire : une carte d'organisation pour le F-18 et un plan de travail pour l'enregistrement militaire pour l'année, qui est également convenu chaque année avec le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire du district. Le formulaire 18 est rempli sur la base de données statistiques sur les employés de l'organisation au moment de la préparation du document et contient des données sur l'organisation, le nombre total d'employés, ainsi que le nombre de citoyens dans la réserve et travaillant dans l'organisation, se distinguant par sa composition et son degré d'aptitude au service militaire. Le plan de travail est préparé conformément à la forme indiquée dans les directives d'organisation et de tenue des dossiers et réserves militaires des forces de protection civile. Selon le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire et la région, lors de l'enregistrement d'une organisation à l'enregistrement militaire, vous pouvez également avoir besoin d'un avis d'enregistrement de l'organisation pour l'enregistrement militaire, le formulaire 6, un plan de remplacement des spécialistes pendant la mobilisation et en temps de guerre, ainsi que une liste des conscrits.

Une attention particulière doit être portée au fichier des cartes personnelles des citoyens en réserve. Il est construit selon le formulaire T-2, mais est trié par composition :

• cartes personnelles séparément des officiers de réserve ;
• cartes personnelles séparément des adjudants, aspirants, sergents, contremaîtres, soldats de réserve et marins ;
• cartes personnelles distinctes des citoyennes en réserve ;
• cartes personnelles séparément des citoyens soumis à la conscription pour le service militaire.

Toutes les cartes T-2 des citoyens soumis à réserve et des salariés travaillant/travaillant doivent être inscrites dans le registre des cartes T-2. La forme du journal est donnée dans les directives d'organisation et de tenue des archives et réserves militaires des forces de protection civile et est obligatoire. Selon la forme du journal, des colonnes sont prévues pour les notes sur l'enregistrement et la désinscription des GPP dans l'organisation. Veuillez noter que la journalisation peut être effectuée par voie électronique. Cependant, au moment de l'inspection, il devra être imprimé et présenté à l'inspecteur comme preuve de conformité. Lorsqu'un salarié est licencié, la carte T-2 est transférée aux archives. Contrairement aux cartes T-2 pour l'immatriculation des salariés, les cartes T-2 pour les assujettis au service militaire sont conservées pendant 3 ans (cartes T-2 pour les salariés - 75 ans) après le licenciement.

Lors de l'embauche d'un salarié, ainsi que lors de la constitution d'un dossier des assujettis au service militaire, faites attention à l'exactitude des données d'enregistrement militaire complétées dans la carte T-2 :

• La composition (profil) est renseignée sans abréviations à partir des données du document d'immatriculation militaire : commandement, ingénierie et technique, militaro-humanitaire, pédagogique, juridique, médical, vétérinaire.
• La désignation complète du code du VUS est également indiquée dans le document d'enregistrement militaire et est inscrite sur la carte en parfaite conformité avec la carte d'identité militaire.
• La catégorie d'aptitude au service militaire est également présentée sur la page correspondante de la carte d'identité militaire. Dans le même temps, s'il n'y a pas de dossier d'aptitude, la catégorie d'aptitude « A » est indiquée (cela arrive souvent avec les officiers de réserve).
• Le nom du commissariat militaire est indiqué conformément à la dernière mention de la carte d'identité militaire.
• La colonne « Enregistré auprès des militaires » est remplie selon les lignes suivantes :

a) dans les cas où il existe un ordre de mobilisation et (ou) un cachet sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation ;

b) pour les citoyens réservés auprès de l'organisation pour la période de mobilisation et en temps de guerre (section I, article 4 de la carte d'identité militaire).

• Une mention de radiation de l'enregistrement militaire est portée sur la carte personnelle des citoyens qui ont atteint la limite d'âge pour être dans la réserve ou qui sont déclarés inaptes au service militaire pour des raisons de santé.
• Citoyens soumis à la conscription pour le service militaire (jusqu'à 27 ans) : les colonnes « Catégorie de réserve », « Composition (profil) », « Désignation complète du service militaire » et « Inscrit auprès de l'armée » ne sont pas renseignées . Dans la colonne « Grade militaire », il est inscrit au crayon « sous réserve de conscription ».
• La catégorie d'aptitude au service militaire est inscrite en lettres conformément aux données du document d'immatriculation militaire :
  A - apte au service militaire.
  B - apte au service militaire avec des restrictions mineures.
  B – peu apte au service militaire.
  D - temporairement inapte au service militaire (période de réexamen).
  D - inapte au service militaire (radié de l'enregistrement militaire).

Lors de la création d'un fichier, vous devez également prêter attention aux champs de la carte tels que « connaissance des langues étrangères » et « éducation ». Les commissaires militaires sont attentifs aux informations dans ces champs et estiment qu'elles doivent être remplies, malgré le 152-FZ (sur la protection des données personnelles) et l'absence d'exigences de formation pour le poste d'employé. Ils justifient leur obligation de remplir ces champs par le fait que les bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires auront un besoin urgent de ces données en cas de mobilisation ou de guerre. Cela est peut-être vrai, mais pour nous, agents du personnel, cette circonstance ne facilite bien sûr pas notre travail. Surtout si l'entreprise compte moins de 500 employés - dans ce cas, l'employé est engagé dans l'enregistrement militaire en plus de son emploi principal. Et ce n'est que lorsque le GPP est supérieur à 500 qu'un travailleur distinct est affecté à ce domaine de travail.

Chaque organisation, outre un classeur, un dossier de travail, un arrêté nommant un responsable de l'enregistrement militaire et un plan de travail convenu, doit également disposer d'un journal de contrôle sur la mise en œuvre de l'enregistrement militaire et de la réservation des citoyens dans les réserves du Forces armées de la Fédération de Russie. La forme du journal est donnée dans les directives d'organisation et de tenue des archives et réserves militaires des forces de protection civile et est obligatoire. Dans ce magazine, des représentants de l'administration et des commissaires militaires qui viendront lors des inspections donneront leurs commentaires et appréciations - annuellement pour plus de 500 salariés et une fois tous les 3 ans pour moins de 500 salariés.

La dernière étape de cette tâche difficile consistant à organiser à partir de zéro l'enregistrement militaire dans une entreprise sera la préparation d'un dossier de travail dans lequel seront stockés tous les documents d'enregistrement militaire sortants et entrants. C'est dans ce dossier que seront transférés pour stockage les avis d'embauche et de licenciement des salariés, préparés dans un délai de 2 semaines, la correspondance avec les bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires, etc. Il est recommandé de préparer tous les documents sortants en 2 exemplaires - un pour le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, le second pour l'employeur. Les documents doivent porter le numéro d'origine et la date. Il est recommandé de soumettre les documents soumis directement aux bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires selon l'inventaire, et lors de l'envoi par courrier, de veiller à inclure un inventaire de l'envoi. Sinon, il sera assez difficile de prouver que vous avez effectué des travaux d'enregistrement militaire en temps opportun, conformément aux exigences légales.

La tenue ultérieure des dossiers militaires est effectuée conformément au plan de tenue des dossiers militaires dans l'organisation dans le respect des délais spécifiés dans le plan.

* * *

Comme vous pouvez le constater, en principe, il n'y a rien de compliqué à tenir des registres militaires. Il y a ici une paperasse plus monotone, ce que tout le monde n'aime pas. De plus, les travaux d'établissement et de tenue des dossiers militaires demandent beaucoup de main-d'œuvre, car ils nécessitent la présence d'un fichier T-2 distinct des assujettis au service militaire, qui doit également être tenu, rempli et réapprovisionné, comme le principal.

Conserver ou non les registres militaires - bien entendu, l'entreprise peut décider elle-même, ainsi que de payer les salaires des employés sur une carte, en faisant rapport à tous les fonds concernés, ou de les distribuer dans des enveloppes, privant ainsi les employés de futures pensions et autres bénéfices. Mais, sur la base de l'expérience, si votre entreprise est déjà apparue d'une manière ou d'une autre au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, vous devrez alors procéder à l'enregistrement militaire selon toutes les règles.

Chaque entreprise compte des personnes astreintes au service militaire. L'article vous aidera à organiser correctement l'enregistrement militaire. Lisez le matériel proposé qui aidera l'employeur à organiser le travail d'enregistrement militaire.

Conformément à la loi fédérale « sur la défense » du 31 mai 1996 n° 61-FZ (clause 6, clause 1, article 8) Tous les organisations, quelle que soit leur forme de propriété, doivent tenir des registres militaires. Le processus d'enregistrement militaire est régi par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719 « portant approbation du Règlement sur l'enregistrement militaire ».

Vous devez rendre compte de la tenue des dossiers militaires aux bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires du lieu où se trouve l'organisation. Cette procédure découle des paragraphes 27, 30 et 32 ​​du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719.

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ORDONNANCE portant organisation de l'enregistrement militaire et de la réservation des citoyens 2018 - 2019

Quel employé doit tenir des dossiers militaires dans l'organisation ?

Le chef de l'organisation est responsable de l'état de l'enregistrement militaire dans l'organisation (clause 6 de l'article 1 de la loi du 28 mars 1998 n° 53-FZ, clause 9 du règlement approuvé par décret du gouvernement de la Russie Fédération du 27 novembre 2006 n°719). Il peut nommer un employé chargé des travaux d'enregistrement militaire. Un arrêté est émis à cet effet. L'arrêté doit également indiquer le salarié qui remplacera la personne responsable de l'enregistrement militaire pendant son absence (par exemple, vacances ou voyage d'affaires). En cas d'absence temporaire, l'employé chargé de l'enregistrement militaire doit, selon la loi, transférer les documents de tenue des dossiers au deuxième employé. Ceci est indiqué au paragraphe 22 des recommandations méthodologiques approuvées par l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie.

Est-il possible de confier la responsabilité de la tenue des dossiers militaires à un comptable ?

Oui, vous pouvez. Pour ce faire, l'obligation de tenir des dossiers militaires doit être prévue dans le contrat de travail ou la description de poste du comptable (paragraphe 2, lettre de Rostrud du 31 octobre 2007 n° 4412-6). Si les fonctions de l'employé n'incluent pas la tenue des dossiers militaires, ce travail peut être confié à un comptable en enregistrant un emploi interne ou un emploi à temps partiel.

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Qui est soumis à l'enregistrement militaire

Les employés soumis à l'enregistrement militaire, conformément au paragraphe 14 de la résolution n° 719, comprennent :

• les conscrits;
• personnes astreintes au service militaire.

Comment déterminer qu'un employé qu'une organisation embauche est soumis à l'enregistrement militaire

L'attitude à l'égard du service militaire peut être déterminée par le passeport d'un citoyen de la Fédération de Russie (article 49 de la résolution n° 719). Lors de l'embauche d'un nouvel employé, vous devez vérifier son passeport. Si un citoyen est soumis à un enregistrement militaire, il y aura un cachet sur la 13ème page du passeport "Service militaire"(article 11 de la description du formulaire de passeport, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 juillet 1997 n° 828).

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Quels salariés ne sont pas soumis à l’enregistrement militaire ?

Conformément au paragraphe 15 du Règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719, les employés suivants ne sont pas soumis à l'enregistrement militaire :

• exemptés du service militaire conformément à l'article 23 de la loi n° 53-FZ du 28 mars 1998 (par exemple, les personnes déclarées inaptes ou partiellement aptes au service militaire pour des raisons de santé, qui ont accompli leur service militaire dans un autre État, etc. );
• effectuer un service militaire ou un service civil alternatif ;
• les femmes qui n'ont pas de spécialité militaire ;
• résider de manière permanente en dehors de la Russie ;
• avoir des grades militaires d'officiers et faire partie des réserves du service russe de renseignement extérieur et du FSB russe.

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Législation sur l'enregistrement militaire dans une entreprise

1. Code du travail de la Fédération de Russie ().
2. Loi fédérale du 31 mai 1996 n° 61-FZ « sur la défense » (clause 6, clause 1, article 8).
3. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719 « portant approbation du règlement sur l'enregistrement militaire ».
4. Recommandations méthodologiques pour la tenue des dossiers militaires dans les organisations, approuvées. État-major général des forces armées de la Fédération de Russie
5. Loi fédérale du 28 mars 1998 n° 53-FZ « sur le devoir militaire et le service militaire ».
6. « Règles pour la tenue du registre d'État unifié des personnes morales et la fourniture des informations qu'il contient », approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 19 juin 2002 n° 438 (article 19).
7. Code des infractions administratives de la Fédération de Russie ().

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Documents d'enregistrement militaire

Tenir des dossiers militaires basés sur les documents d'enregistrement militaire. Les citoyens doivent les présenter lorsqu'ils postulent à un emploi. Si de tels documents ne sont pas présentés, l'organisation elle-même est tenue de demander des informations sur le statut de la personne (article 28 du règlement, approuvé par le décret gouvernemental n° 719 du 27 novembre 2006, partie 1 de l'article 65 du Code du travail, Suprême Décision de justice du 19 novembre 2009 n° GKPI 09- 1351).

Les documents d'enregistrement militaire comprennent :

• pour les conscrits - un certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire ;
• pour les hommes astreints au service militaire - carte d'identité militaire, carte d'identité militaire d'un officier de réserve, certificat temporaire ou certificat temporaire d'un officier de réserve.

Les formulaires des documents d'immatriculation militaire sont donnés à l'annexe 9 des Instructions, approuvées par arrêté du ministère de la Défense du 18 juillet 2014 n° 495.

Téléchargez un exemple de remplissage du formulaire n°18 « Carte d'enregistrement d'organisation au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire » (.docx 17Ko)

Remarque : Le formulaire de la carte d'enregistrement n°18 et le délai de dépôt doivent être précisés auprès du commissariat militaire du lieu d'enregistrement de l'organisation, car il n'existe pas de procédure uniforme établie au niveau fédéral.

Le fait que les femmes appartiennent à la catégorie des citoyens astreints au service militaire est confirmé par un cachet apposé sur leur passeport. Cela découle des paragraphes 28 et 49 du règlement approuvé par le décret gouvernemental n° 719 du 27 novembre 2006.

Est-il possible de refuser un emploi à une personne qui n'a pas présenté de documents d'enregistrement militaire ?

Non tu ne peux pas. Les citoyens astreints au service militaire ou les conscrits présentent des documents d'enregistrement militaire lorsqu'ils postulent à un emploi. S'il n'y a pas de documents, l'organisation elle-même est tenue de demander des informations sur le statut du salarié aux fins de l'enregistrement militaire (Partie 1 de l'article 65 du Code du travail, arrêt de la Cour suprême du 19 novembre 2009 n° GKPI 09- 1351).

Le Code du travail ne contient aucune disposition interdisant l'emploi de citoyens sans documents d'enregistrement militaire. Si vous refusez d'embaucher un tel candidat, vous violerez ses droits du travail (articles 3 et 64 du Code du travail).

Si vous embauchez un employé qui n'a pas présenté de documents d'enregistrement militaire, informez-en le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire. Si l'organisation ne remplit pas cette obligation, cela peut entraîner une responsabilité administrative (sous-paragraphe « a », paragraphe 32 du règlement, approuvé par le décret gouvernemental n° 719 du 27 novembre 2006, partie 3 de l'article 21.4 du Code de l'administration). Infractions).

Notification du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, organisation et tenue des dossiers militaires ?

Comment signaler les insoumis au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire

Depuis le 17 février 2019, les employeurs disposent de nouvelles responsabilités prévues par la loi fédérale n° 8-FZ du 02/06/19, modifiant la loi sur la conscription et le service militaire. Désormais, les chefs (autres personnes responsables) des organisations doivent signaler aux commissariats militaires les employés qui échappent à l'enregistrement militaire, et également fournir aux « évadés » des instructions pour se rendre aux bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires. Sous quelle forme ces instructions doivent-elles être rédigées ? La réponse à cette question est contenue dans la lettre du ministère russe de la Défense du 01/03/19 n° 315/4/1023.

En vertu des nouvelles règles, les employeurs sont tenus de :

• envoyer dans un délai de deux semaines des informations sur les cas d'identification des citoyens qui ne sont pas enregistrés auprès de l'armée, mais qui doivent l'être ;
• fournir à ces citoyens des indications pour se rendre aux bureaux d'enregistrement et d'enrôlement militaires pour l'enregistrement militaire.

Le formulaire de saisine du commissariat militaire pour l'enregistrement militaire a été approuvé par arrêté conjoint du ministère de la Défense, du ministère de l'Intérieur et du Service fédéral des migrations du 10 septembre 2007 n° 366/789/197 (.rtf 287 Ko ). Il existe également une forme sous laquelle des informations sur les citoyens qui ne le sont pas, mais qui doivent être enregistrés auprès de l'armée, sont indiquées.

Notification du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire

L'employeur est tenu d'informer le commissariat militaire et (ou) les autorités gouvernementales locales dans un délai de deux semaines de l'embauche et du licenciement d'un employé soumis à l'enregistrement militaire (sous-paragraphe « a », paragraphe 32 du Règlement, approuvé par décret du Gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719 ).

Vous pouvez soumettre des informations en utilisant le formulaire figurant à l'annexe 9 des recommandations méthodologiques approuvées par le ministère russe de la Défense le 11 juillet 2017.

Si vous ne fournissez pas ces informations, elles vous seront imposées (partie 3 de l'article 21.4 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Organisation et tenue des dossiers militaires

Tout est décrit en détail dans les sources ci-dessous.

• Source 1
• http://www.kadrovik....11687

Le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire peut vérifier l'exactitude de l'organisation de l'enregistrement militaire

Les commissariats militaires vérifient la tenue des dossiers militaires dans les organisations. Ces inspections sont effectuées une fois par an pour les organisations de plus de 500 salariés et au moins une fois tous les trois ans pour les employeurs employant moins de salariés.

Lors d'une inspection, les commissariats militaires établissent :

• couverture complète des citoyens enregistrés dans l'armée ;
• qualité de l'enregistrement militaire;
• l'exhaustivité et l'exactitude des données contenues dans les cartes personnelles des personnes soumises à l'enregistrement militaire ;
• organiser et assurer le respect par les citoyens des obligations d'enregistrement militaire, le respect par les responsables des organisations des exigences de la législation sur le devoir militaire et l'enregistrement militaire.

Les résultats des inspections sont communiqués par le bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire aux chefs des organisations et reflétés dans les journaux d'inspection de l'enregistrement militaire, qui sont conservés dans les commissariats militaires (organismes gouvernementaux locaux) et dans les organisations. La forme du magazine a été approuvée par arrêté du ministère russe de la Défense du 18 juillet 2014 n° 495.

Si de graves lacunes sont identifiées dans la tenue des dossiers militaires par les organisations, les commissaires militaires en informent les commissariats militaires des entités constitutives de la Fédération de Russie et l'autorité supérieure à laquelle l'organisation inspectée est subordonnée (le cas échéant). En outre, si certaines violations sont identifiées dans le domaine de l'enregistrement militaire, les employés coupables de l'organisation peuvent être traduits en responsabilité administrative en vertu des articles 21.1 à 21.4 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Ces règles sont établies par l'alinéa 8 du paragraphe 17 du Règlement approuvé par le décret du Président de la Fédération de Russie du 7 décembre 2012 n° 1609, paragraphes 3 à 9 de l'annexe 2 aux Instructions approuvées par arrêté du ministère russe de l'Éducation. Défense du 18 juillet 2014 n° 495 et alinéa 1 de l'article 26.1 de la loi du 26 décembre 2008 n° 294-FZ.

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Un entrepreneur doit-il tenir des registres militaires pour ses employés ?

Dans le même temps, comme les autres employeurs, il doit demander des documents d'enregistrement militaire aux personnes postulant à un emploi (partie 1, partie 3 de l'article 11, partie 4 de l'article 20 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Cependant, la responsabilité en cas de non-déclaration de l'embauche d'employés sans documents militaires n'est prévue que pour les organisations (). Par conséquent, un entrepreneur peut conserver des documents d’enregistrement militaire (par exemple, saisir des informations sur l’enregistrement militaire sur la carte personnelle d’un employé), mais n’est pas tenu de fournir des informations sur les employés au bureau d’enregistrement et d’enrôlement militaire. De plus, l'entrepreneur n'a pas le droit de refuser un emploi à un candidat qui n'a pas soumis les documents nécessaires à l'enregistrement militaire.

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AMENDE pour violation de la procédure de tenue des dossiers militaires

Remarque : article 54 du Règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 n° 719

En cas de non-présentation dans le délai prescrit au commissariat militaire ou à un autre organisme procédant à l'enregistrement militaire des listes d'employés soumis à l'enregistrement militaire initial, une amende de 300 à 1 000 roubles est infligée. ().

En cas de non-notification à un employé d'une convocation du commissariat militaire, ainsi que de non-garantie de la possibilité d'être présent en temps opportun lors de la convocation, une amende de 500 à 1 000 roubles est prévue. (Article 21.2 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

La soumission tardive d'informations sur les changements dans la composition des citoyens en résidence permanente ou des citoyens séjournant plus de trois mois dans un lieu de résidence temporaire, qui sont ou doivent être enregistrés auprès de l'armée, est passible d'une amende de 300 à 1000 roubles. (Article 21.3 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

En cas de non-divulgation d'informations sur les employés embauchés/licenciés qui sont ou doivent être enregistrés auprès de l'armée, l'organisation devra payer entre 300 et 1 000 roubles. (Article 21.4 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Les employés peuvent également être tenus responsables du non-respect des obligations d'enregistrement militaire. Par exemple, le fait qu'un citoyen qui est ou doit être enregistré auprès de l'armée ne se présente pas à un appel (convocation) du commissariat militaire à l'heure et au lieu fixés, sans motif valable, entraînera un avertissement ou l'imposition d'une peine. amende administrative d'un montant de 100 à 500 roubles. (Article 21.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). La même peine menace ceux qui n'ont pas signalé un changement d'état civil, d'éducation, de lieu de travail ou de position au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire ou à un autre organisme procédant à l'enregistrement militaire à leur lieu de résidence dans le délai prescrit.

Toutes les violations dans le domaine de l'enregistrement militaire pour lesquelles la responsabilité administrative a été établie ne sont pas considérées comme persistantes. Le délai pour les tenir responsables ne dépasse pas deux mois à compter de la date de commission (partie 1 de l'article 4.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

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Les documents réglementaires de base sont déjà familiers à la plupart des responsables du personnel. Ce:

• Loi fédérale « sur la défense » (ci-après dénommée loi n° 61-FZ) ;
• Loi fédérale « sur le devoir militaire et le service militaire » (ci-après dénommée loi n° 53-FZ) ;
• Décret du gouvernement de la Fédération de Russie « portant approbation du Règlement sur l'enregistrement militaire » (ci-après dénommé le Règlement).

Et en 2017, un autre document important est apparu - sur la tenue des dossiers militaires dans les organisations (ci-après dénommés les Recommandations). Il a la valeur pratique maximale : il contient les modèles de documents nécessaires (ordres, journaux comptables, etc.) qu'un employeur peut utiliser lors de la tenue des dossiers militaires dans une entreprise.

Quels salariés sont soumis à l'enregistrement militaire ?

Répétons-le encore une fois : tous les employeurs doivent collecter des informations sur le service militaire : tant les personnes morales que les entrepreneurs individuels. La Cour suprême de la Fédération de Russie a déclaré intenables les arguments selon lesquels un certain type d'organisation a le droit de ne pas s'intéresser aux documents de la VU (décision de la Cour suprême de la Fédération de Russie).

Dans la grande majorité des cas, les femmes ne font pas partie de la catégorie des assujettis au service militaire, mais il convient tout de même de vérifier la page 13 du passeport civil. Si vous avez un cachet, vous devez demander une pièce d’identité militaire et enregistrer les détails du document sur la carte personnelle de l’employé (Règlement).

L'organisation est tenue d'informer le commissariat militaire de l'admission ou du licenciement des assujettis au service militaire et des conscrits. Cela doit être fait dans les deux semaines à compter de la date d'enregistrement des documents (Règlement). Un exemple de notification est disponible dans les Recommandations (Annexe n° 9). Si la notification n'est pas reçue, l'employeur engagera sa responsabilité administrative.

1) arrêté « Sur l'organisation de l'enregistrement militaire des citoyens, y compris la mise en réserve des citoyens. »

2) un plan de travail pour la tenue des dossiers militaires des citoyens et la mise en réserve des citoyens. Le plan spécifié, afin d'assurer l'exhaustivité et la qualité de l'enregistrement militaire des conscrits et du personnel de réserve parmi ceux qui travaillent (étudient) dans des organisations (établissements d'enseignement) et la réservation des citoyens dans la réserve, est élaboré par les organisations tout au long du calendrier. année. Le plan doit être convenu avec le commissariat militaire de la commune.

3) un classeur de cartes personnelles de forme N T-2 et N T-2 GS (MS) pour les citoyens parmi les conscrits et les citoyens en réserve ;

4) un journal des contrôles sur la mise en œuvre de l'enregistrement militaire et de la réservation des citoyens dans les réserves des forces armées de la Fédération de Russie ;

5) les récépissés de réception des documents d'enregistrement militaire des citoyens (le formulaire de récépissé est établi par l'annexe n° 14 aux recommandations méthodologiques).

6) les documents officiels (une question distincte) sur les questions de tenue des dossiers militaires des citoyens et d'inscription des citoyens dans la réserve de l'organisation ;

7) d'autres documents conformément aux exigences établies par les autorités exécutives fédérales, les autorités exécutives des entités constitutives de la Fédération de Russie, les organes gouvernementaux locaux et les chefs d'organisations ;

8) informations générales sur l'enregistrement militaire, la formation à la mobilisation et la mobilisation.

3.20.5 Documents des citoyens astreints au service militaire.

Les documents d'enregistrement militaire sur la base desquels les dossiers militaires sont tenus sont :

1) pour les conscrits - un certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire ;

2) pour les assujettis au service militaire en réserve - une carte d'identité militaire (certificat provisoire délivré à la place d'une carte d'identité militaire).

Les documents d'enregistrement militaire sur la base desquels les dossiers militaires sont tenus et les cartes personnelles remplies sont (article 25 des Recommandations méthodologiques) :

1) pour les conscrits - un certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire (un tel certificat comporte une couverture avec l'image des armoiries de la Fédération de Russie et l'inscription "Fédération de Russie. Certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour service militaire");

2) pour ceux en réserve :

Carte d'identité militaire (les cartes d'identité militaires des officiers de réserve ont une couverture verte avec l'image des armoiries de la Fédération de Russie et l'inscription « Fédération de Russie. Carte d'identité militaire d'un officier de réserve » (la couverture des cartes d'identité militaires délivrées avant 2000 a une image des armoiries de l'URSS et l'inscription « Ministère de la Défense. Carte d'identité militaire d'un officier de réserve des Forces armées de l'URSS » ou « Carte d'identité militaire du général de réserve des Forces armées de l'URSS »); les cartes d'identité militaires des soldats, marins, sergents, contremaîtres, adjudants et aspirants de marine ont une couverture rouge avec l'image des armoiries de la Fédération de Russie et l'inscription « Fédération de Russie. Carte d'identité militaire » (les billets de couverture militaire délivrés avant 1994 ont une image des armoiries de l'URSS et l'inscription "URSS. Ministère de la Défense. Carte d'identité militaire");

Un certificat temporaire délivré à la place d'une carte d'identité militaire. Il est délivré uniquement dans le but d'établir l'identité des personnes physiques assujetties au service militaire qui ne disposent pas des documents appropriés pour l'enregistrement et la délivrance des billets militaires, s'il est nécessaire de vérifier et de confirmer l'authenticité des documents présentés. par eux, ainsi que pour demander et recevoir des billets militaires déposés au commissariat militaire comme avant le lieu de résidence. Le certificat provisoire est signé par le commissaire militaire et certifié par le sceau officiel. Les certificats temporaires sont délivrés pour une durée d'un mois. Les commissaires militaires peuvent prolonger leur période de validité jusqu'à un mois, mais pour une durée totale ne dépassant pas trois mois, si les documents ou informations pertinents nécessaires à la délivrance d'une carte d'identité militaire n'ont pas été reçus dans un délai d'un mois.