Оформление карточки складского учета товаров. Методы складского учета товарно-материальных ценностей

Складской учет материалов - документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале .

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец» .

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале .

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье .

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале .

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Это несомненно лучшая программа для ведения складского учета. К достоинствам программы относятся простой пользовательский интерфейс и легкость в освоении. Программа позволяет вести полноценный учет товаров и денег от киоска до крупной оптовой базы. Для пользователей, которым важна мобильность есть версия созданная с применением технологии преносимого приложения (portable edition). Программа в этой версии может быть установлена, как на жесткий диск компьютера, так и на съемный носитель (USB-flash и т.п.) и свободно перемещаться с компьютера на компьютер.

Это простая, надежная и гибкая программа для автоматизации торговли, склада и производства. Легкая в развертывании, программа требует минимума усилий для внедрения, имеет доступную цену. Имеется бесплатная ознакомительная версия.

Программа предназначена для ведения оперативного складского учета. Программа позволяет отслеживать остатки товаров и материалов на складе и получать отчеты по остаткам на любую дату. Товарный учет основывается на ведении карточек складского учета.

Программа "ИП:Торговый Склад" входит в систему программ Инфо-Предприятие. "ИП:Торговый Склад" позволяет легко и удобно автоматизировать складской учета на торговом предприятии. Среди пользователей нашей программы предприятия оптовой и розничной торговли, сети магазинов, оптовые базы. Несмотря на свою торговую ориентацию, "ИП:Торговый склад" позволяет вести учет материалов, готовой продукции, МБП, т.е. программу можно использовать везде, где необходимо ведение складского учета.

Как и в других программах ФОЛИО для работы не требуется специальных знаний, кроме знакомства с MS Windows.

Складской учет "Склад+" - очень простая и удобная программа, которая имеет самые необходимые возможности. Формирование приходных и расходных документов. Печать накладной, счет-фактуры, счета и приходного ордера. Расчет трех цен продажи с заданными коэффициентами относительно закупочной цены, с последующей возможностью выбора одной из этих цен для формирования продажных цен для конкретного покупателя.

"1С:Бухгалтерия 8" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью "1С:Бухгалтерии 8" могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

Программа "Ажур-СКЛАД" предназначена для автоматизации цикла учета складских операций. Система включает полный цикл учета всех типов складских операций прихода, учет операций расхода и подготовку аналитической отчетности.

Это торгово-складская программа для комплексного контроля над деятельностью оптовых, розничных, оптово-розничных и других торгующих предприятий - от киоска до супермаркета. Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и складских операций, учитывать денежные средства и контролировать взаиморасчеты с клиентами, вести всю необходимую документацию и анализировать работу всего предприятия.

"Microinvest Склад Pro" – это отраслевое решение, являющееся системой автоматизации “сетевых” розничных структур (магазинов самообслуживания и/или прилавочной торговли), складских объектов и ресторанов. "Microinvest Склад Pro" отвечает всем требованиям в движении товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятий, связанных своей коммерческой или производственной деятельностью.

"Тирика-Магазин" - очень простая, но очень мощная программа для магазина. Умеет все, но при этом настолько проста в использовании, что даже неопытный пользователь освоит ее за пять минут. Программа подходит для магазина любого профиля: продуктов, стройматериалов, автозапчастей, одежды и так далее.

"RM-SKLAD Складской учет" это программа для ведения складского учета и торговых операций на предприятии любой формы собственности. Она в первую очередь предназначена для мелкого и среднего бизнеса. Программа может использоваться в небольших магазинах, складах, производстве для оперативного учета товаров и материалов.

"Склад и торговля" - простая, надежная программа для автоматизации торговли и складского учета. Она позволяет легко и быстро создавать первичные документы (счета, счета-фактуры, накладные, договоры и др.), контролировать остатки на складе, вести учет продаж и поступления товара, делать резервирование, вести учет задолженности клиентов и поставщикам, учитывать закупочные цены и калькулировать себестоимость продуктов при производстве, подсчитывать полученную прибыль и многое другое. Программа имеет широкие возможности настройки интерфейса.

Инструкция

Выберите наиболее приемлемый для вас метод складского учета: сортовой или партионный.

При сортовом способе товар хранится на складе по наименованиям. Для облегчения учета желательно присвоить каждому его виду номенклатурный номер (). Каждый вновь поступивший товар присоединяется к продукции того же наименования. Материально-ответственные лица должны вести учет товаров в натуральном выражении (например, в килограммах, в упаковках или в штуках). Учет ведется на приходных и расходных документов в специальных (на бумаге или в электронном виде).

При партионном способе каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученного товара. На нее заводится специальная учета с указанием количества товара в партии и даты поступления. Этот метод приемлем при учете насыпных товаров или если склад обрабатывает всего один вид продукции.

Отпускается товар по , в которых указывается получатель, дата отгрузки, наименование (артикул), количество и стоимость. При обнаружении бракованной продукции составляется акт на списание. Любое движение товара должно быть задокументировано.

Все складские документы сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и ставят на учет в количественном и денежном выражении, либо списывают с учета (если документ расходный). Для обеспечения точности учета желательно вести бухгалтерский и складской учет параллельно и периодически производить сверки данных.

Если ассортимент товаров широкий, то нужно организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризаций.

Полная инвентаризация должна проводиться минимум раз в год. Но для более точного учета желательно проводить ее не реже, чем раз в месяц. Инвентаризация - это процедура сверки фактического наличия товара (путем физического подсчета) и учетных данных. По результатам сверки производится корректировка учетных данных, если есть расхождения.

Полезный совет

Современный складской учет ведется при помощи компьютерных технологий. Например, здесь можно найти большой перечень программ для ведения учета на складе: http://itshareware.by.ru/finance/warehouse/index.shtml
А здесь можно найти образцы полезных складских документов: http://www.buhsoft.ru/?title=bp9.php

Источники:

• как правильно вести складской учет

Грамотная организация учета на складе позволяет оперативно снабжать производство компании необходимыми материалами, своевременно комплектовать готовую продукцию, отгружать ее и многое другое. Для этого, в свою очередь, необходимо всегда быть в курсе о наличии и движении товара.

Инструкция

Можете учитывать товар в единицах измерения, упаковках или штуках. Также приемлемым является партионный учет (когда товары учитываются в партиях). Поэтому вам необходимо выбрать наиболее удобный для вас способ учета на складе: сортовой либо партионный.

Присвойте (номенклатурный номер) каждому виду товара. Это сможет значительно облегчить учет на складе при сортовом методе. В этом случае товар должен храниться в складском помещении по наименованиям. Каждое вновь поступившее изделие будет присоединяться к товарам того же наименования. При этом материально-ответственные лица обязаны вести учет товара в натуральном выражении (к примеру, в килограммах, упаковках или штуках).

Ведите учет на основании следующих документов: расходных и приходных товарных накладных. Отмечайте поступление и расход товара в специальном журнале (на бумажном носителе или в электронной форме).

Заводите специальные карточки учета при каждом поступлении новой партии товара. Это необходимо при партионном способе учета на складе. Ведь каждая вновь поступившая группа товара будет храниться отдельно от продукции, полученной ранее. В свою очередь, в этой карточке учета необходимо указывать количество товара в данной партии и дату ее поступления. Такой метод приемлем при складском учете насыпной продукции или, если складское помещение предназначено всего для одного вида товаров.

Отпускайте товар только по накладным, в которых должны быть указаны следующие данные: получатель, наименование (артикул), дата отгрузки, количество и стоимость товара. При обнаружении бракованных единиц (партий) продукции обязательно составляйте акт на списание. Помните, что любое движение товаров должно быть подтверждено документально.

Сдавайте все складские документы в бухгалтерию. Именно там их будут проверять и ставить на учет в денежном и количественном выражении, либо списывать с учета (если документ является расходным).

Работа оператором склада может быть интересной и перспективной. Она требует внимательности и расторопности. Если вы чувствуете в себе силы и желание для того, чтобы освоить данную профессию, приобретите необходимые знания и навыки, а потом ищите подходящую вакансию.

Личные качества

Если вы решили стать оператором склада, вам необходимо знать, какие качества характера могут вам в этом помочь. Так, для работы с документами вам потребуется усидчивость и внимательность. Если вы суетитесь и торопитесь, то можете совершить какую-то ошибку. Помните, что в некоторых случаях работники склада, ведущие учет товара, являются материально ответственными лицами, и ваша опечатка, описка или пропуск ошибки в накладной может дорого вам стоить.

Вместе с тем оператору склада необходимо быть энергичным человеком. Ведь порой объем документов может быть очень большим, а сроки – жестко регламентированными. Чтобы не задерживать работу остальных сотрудников, товар в систему нужно вводить быстро и четко. Кроме того, оператор склада должен быть ответственным индивидом. Он работает с большим объемом информации, поэтому здесь важна некоторая педантичность.

Навыки

Для работы оператором склада важно быть с техникой на «ты». Если вы умеете быстро печатать или даже освоили метод слепой печати, вам это пригодится в будущем в работе. Кроме того, следует хорошо изучить программу, в которой вам предстоит вести учет. Чаще всего это 1С. Поэтому желательно пройти курсы по освоению соответствующего модуля этой программы, лучше сразу нескольких версий.

По долгу службы вам, возможно, придется работать не только с компьютером или ноутбуком, но и с такой офисной техникой, как принтер и сканер. Конечно же, ваше неумение обращаться с устройствами не должно задерживать рабочий процесс. Но если вы не знакомы с работой данной техники, не отчаивайтесь. Скорее всего, на месте вам удастся быстро освоить основные ее принципы.

Хотя работать вам придется преимущественно с документами, коммуникативные навыки тоже не помешают. Ведь порой необходимо созвониться с поставщиком или покупателем и уточнить какие-то детали. Поэтому вам нужно развивать свое умение вести деловые диалоги.

Оператор склада работает с приходными и расходными первичными бухгалтерскими документами. Следовательно, у вас должно быть основное понятие о бухгалтерском учете. Скорее всего, эти знания вы получите на курсах 1С для операторов.

Ваши преимущества

При поиске работы вас ждет больший успех, если вы будете знакомы с номенклатурой, с которой вам предстоит работать. Согласитесь, вникнуть в тонкости работы, не зная товара, очень сложно. Если раньше вам доводилось работать с какой-либо продукцией, попробуйте найти должность оператора склада в данной сфере в первую очередь. Обязательно отметьте в своем резюме опыт работы в данной области.

Знание офисных программ, иностранного языка и умение эффективно использовать свое рабочее время тоже будет преимуществом при приеме на работу. Организованный человек, который старается узнать больше, чем требует его должность на текущем этапе, не может не вызвать уважение у работодателя.

Складской учет движения товаров в предприятиях оптовой и розничной торговли должен вестись лицом, несущим материальную ответственность, в натуральных количественных показателях или по номерам номенклатуры. В статье расскажем про бухгалтерский учет на складе, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский учет на складе для оптовой торговли

Товары, привезенные на склад, регистрируются одним из перечисленных ниже методов:

• сортовым,
• партионным,
• партионно-сортовым.

Если ассортимент невелик, а товары поставляются в небольшом объеме, учитывать их можно в регистре учета по форме ТОРГ-18. Заниматься внесением записей может кладовщик. Если в организации имеется большой товарооборот, а на складе присутствует значительный ассортимент товаров, должны заполняться карточки складского учета (форма М-17) и партионные карты (в случае утверждения именно партионного метода учета). Читайте также статью: → « ».

Также в обязанности материально-ответственного работника входит заполнение в положенное время карточки количественно-стоимостного отчета ТОРГ-28. Ее положено заводить на все по отдельности номенклатурные единицы. В нее заносятся сведения о дне поступления на склад или выбытия из него (и реквизитов соответствующей бумаги), поставщике и покупателе. То есть документ показывает схему движения товаров по количеству и сумме.

ТОРГ-28 предоставляет информацию для оформления товарного отчета ТОРГ-29, содержащий сведения о покупных ценах оптового склада. ТОРГ-29 должен предоставляться сразу в двух экземплярах, один из них хранится на складе, а второй направляется сотруднику бухгалтерии, который осуществляет его проверку не позднее, чем того требует график документооборота.

По информации бухгалтерского учета или проведенной инвентаризации в форме ТОРГ-29 записывается количество оставшегося на начало нового отчетного периода товара.

Бухгалтерский учет на складе для розничной торговли

Розничный склад предназначен для хранения и накопления товарных активов для того, чтобы увеличивать ассортимент продукции. Главная цель содержания такого склада – иметь возможности вовремя пополнять запасы точки розничной торговли. Этим объясняется необходимость особенного оборудования склада, такого, чтобы обеспечить легкодоступность всей номенклатуры и предотвратить воздействие продукции друг на друга.

На розничном складе также предусмотрено заполнение отчета ТОРГ-29, отражающего движение товаров и заполняемого материально-ответственным лицом по тем же правилам, что действуют на оптовых складах.

Перевозка продукции из помещения склада в розничный магазин оформляется , содержащей сведения об отправителе товара, его получателе, количестве единиц товара, его стоимости и номенклатуры. Необходимо составить два экземпляра, один оставить отправителю (он приложит ее к расходным бумагам), второй передать получателю (он прикладывает документ к приходным бумагам). Накладная ТОРГ-13 представляет собой неотъемлемое приложение отчета по форме ТОРГ-29.

Чаще бывает так, что у розничного магазина нет обособленного склада, и в таких случаях продукция поступает напрямую на точку продаж, где материально-ответственный сотрудник (в лице зав. магазином или продавца) сдает бухгалтеру отчет ТОРГ-29 как отчетность о схеме движения товаров. Также он прикладывает всю требующуюся в данной ситуации первичную документацию. В отчете отображаются розничные цены. Расходная часть документа будет включать не только информацию об усушке, утряске, списании и других случаях выбытия, но и сведения о выручке за каждый отчетный день в отдельности.

Доказательством получения дохода будут служить кассовые или товарные чеки, каждый день прикладываемые к расходнику ТОРГ-29. Они являются основанием исполнения устного договора купли-продажи с покупателем, завершающегося внесением денег в кассовый аппарат и передачей прав на приобретенный продукт. Розничный магазин обязан вести кассовые отчеты, в которых будут отражены сведения о приходных и расходных операциях, имевших место на протяжении отчетного периода. К ним непременно должны прикладываться подтверждающие товарную операцию документы.

Учет движения товаров

Приемка товаров на складе

От грамотного соблюдения порядка и сроков приемки товаров зависит возможность предъявления претензий в случае низкого качества продукции или неполной комплектации заказа поставщиком. Руководители компании, которой принадлежить складское помещение, обязаны разъяснить материально-ответственному сотруднику, осуществляющему приемку товаров, по условиям каких договором фирме поставляют продукцию.

Это может быть договор:

• долгосрочный договор поставки,
• комиссии,
• доставки по отдельным заявкам.

Приемка может проходить:

• на складе или базе торговой компании,
• непосредственно на точке,
• в помещении поставщика,
• на территории перевозчика.

В случае заключения прямого договора, рассчитанного на долгий срок, работнику на приемке отдается график поставок, согласованный с поставщиком. Если же продукцию доставят по заявке, он информируется о том, что товар был заказан на какой-то конкретный день. Приемная комиссия и материально-ответственное лицо должны быть ознакомлены с положениями договора о названии товара, качестве, количестве, комплектности, дате приемки, списке технических и прочих документов.

Схема приемки и составление бумаг зависят от того, где осуществляется приемка (и какая она – приемка по количеству, комплектности, качеству), насколько сопроводительные документы отражают исполнение условий поставки (и обнаружились ли бумаги вообще).

Сотрудник предприятия, принимающий поставку на территории поставщика, осуществляет приемку на основании доверенности (форма № М-2 и М-2а) , доказывающей наличие у него прав на получение продукции от имени компании, на которую он работает. Поставщик должен проверить наличие доверенности и паспорт материально-ответственного лица.

Доверенность подписывается руководителем компании-получателя, главным бухгалтером и материально-ответственным работником и должна отражать следующую информацию:

• номер и день выдачи сотруднику,
• ФИО, паспортные данные и должность работника, на имя которого она выдана,
• срок, на протяжении которого ее можно предъявлять,
• номер и день документа, по которому отпускается продукция,
• название всех товаров, которые должны быть получены сотрудником, количество и единицы измерения.

В случае предпочтения организацией доверенности по форме М-2а, они должны быть зарегистрированы в книге доверенностей, в которой указываются:

• день выдачи документа и ее порядковый N,
• ФИО работника, на которого она оформлялась,
• срок действия,
• данные поставщика, отпускающего продукцию,
• подписи сотрудника по приемке в подтверждение получения доверенности.

Когда доверенность решается составлять по форме М-2, учет ведут по корешкам, которые необходимо сохранять сотруднику бухгалтерии фирмы-получателя. На нем проставляется отметка о том, что доверенность выдавалась работнику, осуществляющему приемку, и что по ней были получены товары. Указываются N и день товаросопроводительной бумаги.

Когда поставка продукции торговой компании осуществлена, материально-ответственный работника отдает бухгалтеру товаросопроводительные документы, который должен “закрыть доверенность”, отметив получение товаров по конкретной доверенности в регистре доверенностей (его нужно прошнуровать, листы – пронумеровать, поставить подпись бухгалтера и печать компании).

Отпуск складских товаров

Отпуск товаров происходит следующим образом:

Документы, используемые при отпуске продукции:

Хранение складских товаров

Товары на базе снабжаются товарным ярлыком:

Работники склада обязаны соблюдать правила товарного соседства (неважно, какой выбран метод хранения МТЦ).

Руководство компании должно контролировать соблюдение санитарных норм, правил складирования и пожарной безопасности. Также важен режим хранения продукции (сроки, температура, влажность воздуха, освещение).

Учет материалов и материально-производственных запасов

Материалы (или материально-производственные запасы – МПЗ) – малоценное имущество предприятия, включая оборудование стоимостью не более 40 тыс. рублей, покупаемое для производственных и управленческих нужд, не для перепродажи. Материалы могут быть доставлены на базу на следующих основаниях:

• покупка компанией МПЗ,
• прием материалов как вклада учредителей фирмы,
• производство МПЗ,
• получение на безвозмездной основе.

Разновидности материально-производственных запасов:

МПЗ должны быть оприходованы по фактической себестоимости или по учетным ценам (прописывается в учетной политике). Для фиксирования движения материалов применяется сч. 10 “Материалы”. Если учет решено вести по учетной ст., с целью расчета разницы между учетной и фактической ценой открывается сч. 16 “Отклонение в стоимости МЦ” и сч. 15 “Заготовление и приобретение МЦ”.

В учетной политике фирмы должен присутствовать пункт о методе списания МПЗ на производственный процесс и прочие нужды компании:

1. Способом ФИФО (учет себестоимости первых прибывших МПЗ в расходах).
2. По себестоимости каждого материала (если получится ее обозначить).
3. По средней себестоимости (указывается средняя стоимость единицы МПЗ).

Когда компанией выбрана система налогообложения, не предусматривающая уплату НДС, полная стоимость МПЗ относится к сч. 10. Сумма НДС не причисляется к возмещаемым налогам, а подлежит учету при расчете себестоимости.

Бухгалтерские проводки при поступлении материалов на склад:

Бухгалтерские проводки при отпуске материалов на сторону:

Учет готовой продукции: бухгалтерские проводки

Готовая продукция предназначается для дальнейшей реализации. К бухучету готовая продукция должна приниматься по фактической (или нормативной) себестоимости, или исходя из стоимости затраченных для ее изготовления ресурсов.

Если учет идет по факт. себестоимости, бухгалтерская проводка будет следующая:

• Д 43 К 20 (принята к учету готовая продукция).

Передается готовая продукция на базу по приемо-сдаточным накладным (в них фиксируется название продукта, число экземпляров, цех, из которого пришла поставка, N базы, учетная цена и стоимость в целом), к ним прикрепляется лабораторный отчет или отчет тех. контроля о качестве продукта. Первый экз. хранится в цехе (подписывается сотрудником на приемке) для оперативного учета, второй (подписан сдатчиком) отдается на базу для оперативного и бух. отчетов.

Если продукция учитывается по плановой себестоимости, компания утверждает учетные цены, сохраняемые в неизменном виде на протяжении длительного времени. По окончании месяца вычисляется разница между фактической и запланированной стоимостью. Здесь разрешается применять сч. 40 или обойтись без него. Если решено его не использовать, тогда делаются бухгалтерские проводки:

• Д 43 К 20 (на склад поступила готовая продукция);
• Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 43 (списание себестоимости готовой продукции).

По окончании месяца факт. себестоимость и сумма ее отклонений от нормативной показывается на этих же счетах. На величину отклонения корректируется себестоимость учтенной продукции. Если на начало/конец месяца обнаруживаются остатки готовой продукции, нужно отражать и распределять отклонения, пользуясь руководством п. 206 Методических указаний No 119н.

Когда фактическая стоимость оказывается меньше (больше) нормативной, и обнаруживается экономия (перерасход), на величину отклонения делается проводка:

• Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 40.

Отклонения должны быть списаны на сч. 90 в полной мере, неважно, какой объем продукции был продан.

Пример учета на складе

Компания “ГлавПродакт” утвердило в учетной политике порядок приемки материалов по учетной цене. Склад фирмы принял партию сырья (муки), необходимой в производственном процессе. Общий объем закупки составил 250 кг, общей стоимостью 7500 рублей. Принятые нормативные цены по этому товару – 37 руб/кг.

Бухгалтер “ГлавПродакт” сделает проводки:

Законодательные акты по теме

Следует изучить акты и документы:

Типичные ошибки и их описание

Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.

Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.

Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.

Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.

Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.

Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.

Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.

Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Какой способ хранения товаров на складе предпочесть?

Метод хранения доставленных на склад ценностей выбирается, исходя из нужд каждого предприятия. К примеру, преимущество сортового метода заключается в том, что складское помещение рационально используется, а также упрощается контроль над расходом продукции. При выборе партионного способа становится проще контролировать оплату, а также выявлять излишки и недостачи по всем партиям, однако площадь базы используется нерационально.

Вопрос №2. Если компания владеет несколькими складами, и товары периодически перевозятся с одного склада на другой, достаточно ли будет устной договоренности с материально-ответственным лицом одного склада о временном хранении товаров с другого склада?

Нет, необходимо составить ТОРГ-13 “Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары”, чтобы не возникало путаницы и обнаружения недостачи и, наоборот, избытков после проведения инвентаризации.

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет

обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии.

Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным докумен- тированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгал- терского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения мате-

риалов могут создаваться как специализированные общеза- водские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по пред- приятию присваивается постоянный номер, который в даль- нейшем указывается на всех документах, относящихся к опе- рациям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие

складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответствен- ности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведующего производством.

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них

По партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту приема и отпуска материалов, а также контроль за соответстви-

ем фактического их наличия установленным нормам запаса

На предприятиях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свой- ствами существуют несколько вариантов складского учета материалов.

На мелких предприятиях с ограниченной номенклатурой материальных ценностей складской учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика. Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый отрывной служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому документу и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления.

На большинстве предприятий пищевой промышленности, где ежедневно производится много записей по движению материалов, рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. Кладовщик открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материалов по приходу может быть только одна запись, а по расходу - несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов целесообразно вести не в книгах, а на карточках складского учета.

Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену и т. д. Кладовщики заполняют в них колонки при-

хода, расхода и остатка материалов в натуральном выра- жении. Записи в карточках кладовщик производит на осно- вании первичных документов по мере совершения хозяй- ственных операций. После каждой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Ведение складского учета материалов на карточках со- ставляет основу сортового аналитического учета матери- алов.

В автоматизированном складском хозяйстве вместо кар-

точек и книг применяют машинограммы-ведомости, отра- жающие остатки и движение материалов. В них на основании первичных документов заносят те же данные, что и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машино- грамм усиливает контроль за движением и состоянием мате- риалов на складе и повышает эффективность оперативного управления производством.

В установленные сроки заведующие складами на осно- вании первичных приходных и расходных документов со- ставляют отчеты о движении материальных ценностей, ко- торые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления I отчетов зависят от отраслевых особенностей, производ- ственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во- первых, большинство отчетов составляется пре- имущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их дви-

жение, т. е. поступление и выбытие (расход). В производ- ственных отчетах наряду с фактическим расходом матери- алов указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами ос- тается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй - с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перене- сения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков ма- териалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для ис- правления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке - составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.