Мы хотим с некоторыми контрагентами перейти на электронный документооборот, в частности получать счет фактуры и акты подписанные электронной подписью, должно ли это быть прописано в договоре услуг во избежании "придирок" налоговой.

Организациям будет лучше заключить соглашение об электронном обмене документами, в котором будет определен формат электронного документооборота между компаниями. Какие пункты соглашения помогут организациям избежать претензий проверяющих представлено в статье в полном ответе.

Обоснование

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Екатерина Шестакова, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», канд. юр. наук

Давид Околелов, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Для электронного обмена «первичкой» нужно согласие обеих сторон

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится

Договориться об использовании простой подписи нужно заранее

С ейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Еще больше полезных материалов

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее - соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.*

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

- объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).*

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).*

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

- накладной по форме № ТОРГ-12 ;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Если еще несколько лет назад можно было говорить о том, что электронная форма обмена информацией вызывает интерес у продвинутых предпринимателей, то сегодня можно уверенно утверждать, что электронный документооборот между организациями носит глобальный характер, и на сегодняшний день является самым быстрым и продуктивным способом обмена информацией.

Что такое и как работает электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ взаимодействия контрагентов, с использованием электронных средств связи, законодательно закрепленных и технически подкрепленных современных технологий.

Система документооборота между контрагентами прошла множество этапов, однако активно внедряться такой формат передачи информации начал, когда внебюджетные фонды и налоговые органы выставили требования о формировании и предоставлении отчетности не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.

Со временем преимущества электронного способа обработки и передачи информации контрагентам были оценены пользователями, и документооборот в электронном формате принял всеобъемлющий характер.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

оперативность, возможность контроля и анализа;

оптимизация рабочего времени персонала;

сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

соответствовать определенному формату;

быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Какие документы участвуют в ЭДО

Обмену в электронном виде подлежат три типа документов:

формализованная документация – составляемая в стандартизированных формах, регламентированных законодательством РФ (к примеру – УПД, счет-фактура, акт выполненных работ, и т.д.);

неформализованные документы, подписываемые одной подписью – контрагента-отправителя (деловая переписка, уведомления, сопроводительные письма, и т.д.);

неформализованные документы, подписываемые одновременно несколькими участниками системы.

Как организовать электронный документооборот между организациями

Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.

В системе ЭДО могут участвовать административные и учетные документы различной степени важности и конфиденциальности. Учитывая это в Регламенте, перечисляя список документов подпадающих под электронную систему обращения, следует указать, какие из них удостоверяются простой, а какие – усиленной электронной подписью должностного лица. Также в Регламенте должен быть прописан список лиц, правомочных подписывать документы, сформированные в электронном виде.

После согласования и утверждения Регламента, пользователям системы документооборота потребуется решить ряд организационных вопросов:

выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор;

организовать электронный архив – для последующего хранения полученных и копий отправленных электронных документов;

внести сведения о переходе на электронный документооборот в локальный нормативный акт – Учетную политику предприятия, оформив их в качестве дополнения к документу;

обеспечить техническое оснащение для работы системы;

решить прочие организационные вопросы.

Что нужно для электронного документооборота между организациями

Для того чтобы войти в качестве участника в систему ЭДО, пользователям необходимо:

подключиться к оператору ЭДО;

приобрести (или зарегистрировать в системе уже имеющийся) сертификат электронной подписи , а также средство криптографической защиты;

совместно с оператором подключить к собственному сервису своих потенциальных контрагентов;

проинформировать своих контрагентов о подключении в качестве участника системы ЭДО;

заключить с контрагентами соглашения об обмене документами и информацией в электронном виде посредством системы ЭДО.

Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?

Первое, что нужно сделать - подумать, какие результаты компания хочет получить от . Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G - тут речь идет о подключении к к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, .

Дальше все зависит от сферы деятельности - например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все - документооборот с госорганами имеет место быть.

- Расскажите подробнее про B2B?

Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить.

В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.

Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.

Преимущества ЭДО

А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.

Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота - вот это будет преимущество. Но использование ЭДО - это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов нет.

Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса - использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100-200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?

Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.

Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей - полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.

Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?

Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен - ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.

Цифровая подпись

Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?

А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная - это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.

Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.

С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.

- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?

Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года - прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.

Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

• «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»;
• «Об электронной подписи».

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом .

Электронный документооборот (ЭДО) - это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

• промышленный ЭДО;
• административный;
• архивированное дело;
• профессиональный;
• счетоводный;
• складской;
• технологичный;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

• статья 1. Область действия закона;
• ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
• ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
• ст 4. Правила применения электронного документооборота;
• ст 5. Виды ЭДО;
• ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
• ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
• ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
• ст 9. Применение простого ЭДО;
• ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
• ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
• ст 12. Средства соответствующей подписи;
• ст 13. Засвидетельствующий центр;
• ст 14. Свидетельство относительно проверки;
• ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
• ст 16. Полномочия центра;
• ст 17. Квалифицированное свидетельство;
• ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
• ст 19. Итоговые положения закона;
• статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

• однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
• одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
• непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• общая база, которая не позволяет дублировать документы;
• результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
• эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции .

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон ««Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера

• Вступаем в эпоху ЭДО

  Сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты...

• При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков

  А несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме...

• 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией

  Которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. ... качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и... и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является... которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много... простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет... 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых...

• Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации

  Заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по... обес­печению ЭДО с налоговым органом; или предоставить... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику...), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки...

• Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности

  Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по...

• Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять

  На площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию... обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать... * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам. Какие изменения ждут...