Как организовать электронный документооборот с контрагентами. Как запустить электронный документооборот между организациями
Если компания планирует перейти на электронный документооборот, наши рекомендации помогут вам составить план действий. Они подскажут, как договориться с контрагентами, выбрать провайдера и подготовить персонал к изменениям в работе.
Если компания собирается перейти на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, оцените предварительно, какую часть документов удастся передавать в электронном виде. От этого зависит масштаб проекта, план работ по нему, трудозатраты и расходы компании.
Как составить план работ по переходу на электронный документооборот с контрагентами
Работы по переходу компании на электронный документооборот разбейте на блоки:
- организационные вопросы;
- контрагенты;
- документооборот;
- персонал;
- провайдер;
- бюджет.
Перечислите, какие задачи предстоит выполнить в рамках каждого блока (см.
). При необходимости скорректируйте список. Предположим, компании может быть не нужна автоматизация: отслеживать статусы оформления документов через учетную систему компании удобно, но если объем документооборота не велик, то затраты на автоматизацию не окупятся.
Определите самостоятельно, в какой последовательности выполнять перечисленные пункты. Некоторые работы можно выполнять одновременно, например, разрабатывать презентационные материалы для персонала и вести переговоры с контрагентами.
Как договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот
Разделите контрагентов компании на четыре группы. К каждой группе предстоит применять особый подход, чтобы договориться о переходе на электронный документооборот. Возможно, не все контрагенты согласятся, придется и дальше обмениваться с ними бумажными документами или прекратить сотрудничество.
Значимые контрагенты, которые используют электронный документооборот. Такие компании уже работают со своими провайдерами, возможно, не с теми организациями, с которыми собирается сотрудничать ваше предприятие. С контрагентами из этой группы можно действовать так:
1. Рассмотрите, целесообразно ли заключить договор с провайдером, с которым сотрудничает покупатель (поставщик).
2. Выясните, есть ли роуминг между предполагаемым провайдером вашей компании и провайдером контрагента.
3. Предложите контрагенту заключить договор с провайдером, которого выберет ваша компания.
Значимые контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) отказывается использовать электронный документооборот, а прекращать сотрудничать с ним компании невыгодно, действуйте по одному из сценариев:
1. Применяйте с таким контрагентом .
2. Назначьте встречу и попытайтесь убедить использовать электронный документооборот.
Пообещайте, что будете лояльны к возможным недочетам и поможете наладить электронный документооборот в работе с вашей компанией.
Небольшие контрагенты, которые используют электронный документооборот. К этой группе покупателей и поставщиков можно применять те же варианты действий, что и в отношении значимых контрагентов. Но переговоры целесообразно проводить в форме переписки, чтобы не тратить лишнее время. Если договориться не удается – может быть проще отказаться от сотрудничества.
Небольшие контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) не относится к ключевым партнерам компании, постарайтесь мотивировать его применять электронный документооборот с удобным вам провайдером. Варианты действий:
1. Объявить, что, например, с начала нового квартала ваша компания принимает и отправляет документы только в электронном виде.
2. Брать комиссию, если контрагент потерял и прислал дубликаты; штрафовать, если он представил оригиналы документов позже установленного срока. Такие меры применяйте по отношению к покупателям (поставщикам), которые не вовремя отдают бумаги.
Для небольших компаний, которые обмениваются бумажными документами, стоит подготовить понятную презентацию. Если контрагенты разберутся в нюансах электронного документооборота, проще убедить их изменить порядок работы. Со всеми небольшими покупателями и поставщиками компании встретиться вряд ли возможно, поэтому убеждать будет презентация.
Как выбрать провайдера электронного документооборота
Если у компании много контрагентов, то, скорее всего, ей придется работать с несколькими провайдерами . Постарайтесь минимизировать количество последних.
Выбирайте провайдеров:
- с которыми уже работают контрагенты компании и к которым вы можете перевести значительный объем операций;
- у которых максимальный роуминг;
- которые могут использовать имеющиеся у компании сертификаты подписей (если они есть).
Ценовой фактор не нужно принимать во внимание. Если у провайдера нет роуминга с провайдерами ваших контрагентов, он не подходит, даже если его услуги стоят дешевле.
Как формализовать документооборот компании
Прежде чем переходить на электронный документооборот, нужно формализовать движение документов компании. Составьте или скорректируйте при необходимости:
1. Перечень документов, которые компания использует в работе с контрагентами.
2. Актуальный список должностных лиц, участвующих в документообороте. Укажите, кто:
- создает документ – загружает в личный кабинет провайдера;
- подписывает документ. Этим сотрудникам потребуется логин и пароль на вход в личный кабинет и сертификаты электронной подписи;
- контролирует подписание документа контрагентом;
- распечатывает документ и подшивает его в папку или сохраняет на сервере компании.
Такой список необходимо постоянно обновлять. Как только сотрудник увольняется, его электронную подпись нужно аннулировать и оформить для вновь назначенного на должность.
Подготовьте и закрепите во внутреннем регламенте график движения документов от момента создания до отправки в архив (см. ).
Как подготовить персонал компании к переходу на электронный документооборот
То, насколько быстро и успешно компания перейдет на , зависит от сотрудников. Чтобы они не саботировали проект, важно не заставить, а убедить в преимуществах нововведений.
Существенная статья затрат при внедрении электронного документооборота – это оплата рабочего времени сотрудников, которое они потратят на обучение работе в новой системе и урегулирование внештатных ситуаций. Проведите централизованные разъяснительные и обучающие мероприятия, чтобы снизить эти затраты.
Разъяснять и обучать начните заранее – когда руководство решило перейти на электронный документооборот. Организуйте презентацию с объяснением принципов работы для всего персонала компании, в том числе сотрудников, которые не участвуют в электронном документообороте.
Особое внимание уделите обучению подписантов. Создайте для них понятную и подробную инструкцию, желательно со скриншотами: на какой сайт заходить, какую информацию и куда вводить, какие кнопки нажимать и в какой момент, как работать с сертификатом подписи.
Убедить сотрудников поддержать проект внедрения электронного документооборота помогут такие аргументы:
- электронная подпись по степени ответственности должностного лица ничем не отличается от физической;
- электронный документооборот позволяет быстрее создавать и оформлять документы. Не придется звонить и выяснять, когда контрагент подпишет и отправит нужный документ;
- документы не потеряются. Искать их будет проще.
Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота
состоит из следующих частей:
1. Стоимость услуг провайдера – составляет 10 000–20 000 руб. в год, зависит от тарифного плана. Выясните цены и заложите в бюджет.
2. Стоимость сертификата электронной подписи – 1000–2000 руб. в год, зависит от тарифного плана изготовителя сертификата.
3. Зарплата сотрудников – доплата или стоимость того времени, которое персонал потратит не на свои прямые обязанности. Расходы зависят от продолжительности выполнения задач и стоимости одного часа работы сотрудника.
Трудоемкими будут такие работы: встречи и телефонные переговоры с контрагентами, изготовление презентаций и инструкций для контрагентов и сотрудников своей компании, обучение сотрудников, урегулирование внештатных ситуаций (см. ). Запланируйте, сколько времени потребуется.
Заложите в бюджет не только зарплату сотрудников, но и социальные отчисления с нее.
4. Стоимость автоматизации – зависит от задач, которые хочет решить компания, трудоемкости их реализации, стоимости часа работ разработчиков.
Подготовлено по материалам
29.05.18 49 174 11
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.
Павел Овчинников
12 лет работает с электронными документами
Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
- Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
- Купить сертификат электронной подписи.
- Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.
Квалифицированная подпись
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Сколько стоит документооборот
1000 бумажных документов
Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?
Первое, что нужно сделать - подумать, какие результаты компания хочет получить от . Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G - тут речь идет о подключении к к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, .
Дальше все зависит от сферы деятельности - например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все - документооборот с госорганами имеет место быть.
- Расскажите подробнее про B2B?
Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить.
В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.
Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.
Преимущества ЭДО
А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.
Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота - вот это будет преимущество. Но использование ЭДО - это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов нет.
Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса - использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100-200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?
Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.
Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей - полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.
Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?
Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен - ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.
Цифровая подпись
Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?
А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная - это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.
Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.
С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.
- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?
Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года - прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.
Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
По деньгам
|
Бумажные документы |
Электронные документы |
|---|---|
|
Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб. |
Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб. |
|
Отправить Почтой — 40-60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения. |
Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения. |
|
Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона. |
Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно. |
По времени
|
Бумажные документы |
Электронные документы |
|---|---|
|
Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии. |
Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов. |
|
Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток. |
Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика. |
|
Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток. |
Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется. |
Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
Шаг первый
Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.
Шаг второй
Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.
Шаг третий
На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.
Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.
Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.
Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:
- Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
- С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
- Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
- С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.
Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.
Шаг четвертый
Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.
Шаг пятый
Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.
Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.
Взгляд сверху: нужны ли перемены?
Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.
Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?
Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.
Способы обмена электронными документами
- Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
- Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
- Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Три простых шага к ЭДО
- подключиться к оператору;
- приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
- подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора
Подключение к оператору
В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.
Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты
Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .
Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.
Подключение контрагентов
Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.
Первый вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.
Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.
Загрузка...